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EL CHAT
Redacción formal en la empresa
Responde Juan Navarro. Expositor Del Centro De Capacitación de la CCL y especialista en Lengua y Literatura
Domingo 18 de Abril del 2010
MODERADORA:¿Todo lo redactado en la oficina siempre debe tener un carácter formal?
JUAN NAVARRO:Sí, siempre, porque no solo se trata de la imagen de quien escribe sino también de la empresa. Si desea tener errores ortográficos, hágalo desde su cuenta personal. Ese sería el nivel básico de formalidad.
MODERADORA:¿Qué características tiene esta comunicación formal?
JUAN NAVARRO:Las de carácter comercial y administrativo poseen vocativo, palabras introductorias, mensaje, invocación y término. Poseen destinatario (Sr. Fulano de Tal), línea de atención y de referencia (tema a tratar) e inicio del mensaje (Estimado Sr.). Tras las palabras introductorias respecto al tema se solicita algo (un pago o una respuesta, por ejemplo) y luego se cierra con frases tipo (En espera de su respuesta) y el término (Sin otro particular).
LATINO:¿Esto debe hacerse también por e-mail o solo es necesario en documentos físicos que se envían a las oficinas?
JUAN NAVARRO:Sí, la redacción es igual. De hecho, lo ideal sería usar el texto en el cuerpo del correo y adjuntar lo mismo en un archivo de Word. Es más aceptable y muestra deferencia.
MODERADORA:¿Cree que este tipo de conocimiento solo deben manejarlo las secretarias?
JUAN NAVARRO:No, porque hoy todos usamos las computadoras y debemos tener estas nociones en las empresas. Esto debe complementarse con capacitación interna, según las necesidades de cada empresa y así evitar problemas con el uso de mayúsculas innecesarias, muletillas, términos que no se entienden, etc. Eso sirve hasta para las respuestas por correo, en que a veces se olvida cambiar el asunto.
LATINO:¿Lo que recomienda solo es útil para el Perú o Latinoamérica? ¿Qué consideraciones se deben tener al comunicarse con extranjeros de diferente cultura?
JUAN NAVARRO:En primer lugar, las normas ortográficas y de redacción son internacionales. Cada idioma tiene su propia academia lingüística y ella da las pautas de redacción. Por ejemplo, en español se sabe que de cada 100 palabras escritas, el 50% son palabras graves, el 30% monosílabos y el resto (20%) son agudas o esdrújulas. Además, en abril del 2001 la Real Academia de la Lengua (RAE) realizó cambios, así es que se debe estar atento a las normas de acentuación, que son las más comunes.
DORA LARSEN:¿Es necesario incluir un resumen ejecutivo en un informe técnico? ¿Por qué?
JUAN NAVARRO:Sí, ya que un resumen ejecutivo facilita el manejo del informe técnico, que puede ser un texto voluminoso de 800 páginas. Ahora, el problema es que usualmente el resumen es confundido con un índice, cuando lo que se debe hacer es detallar los puntos importantes y resaltantes del informe (con números de página). La idea es que, cuando no tiene tiempo, el ejecutivo pueda leerlo y tener una idea aproximada del informe. Ojo, eso no lo exime de la responsabilidad de leerlo completo.
MARIELLA:¿Se puede hacer una plantilla de informe técnico?
JUAN NAVARRO:Todos los informes son diferentes entre sí aunque los casos sean similares. Así es que no se puede hacer una plantilla. Además, cada profesión tiene su tratamiento y términos propios que no pueden trasplantarse así nada más.
VÍCTOR SORIA:¿Qué tipo de documentación comercial existe?
JUAN NAVARRO:Existen las cartas, oficios y el correo, que son de orden externo (con bancos, con clientes o con proveedores, por ejemplo). Asimismo, están los de orden interno como el memorando, informe y nota administrativa. El memorando es de orden vertical o del mismo nivel, es decir, un subalterno no envía memorando a su jefe. El informe es más simple que el memorando, a todo nivel. Y la nota es un documento reciente desde que existe el correo electrónico, que permite pedir licencias, vacaciones y permisos que necesitan quedar como constancia para no sufrir descuentos a fin de mes.
SVARGAS:¿Qué pautas puede dar para escribir un documento?
JUAN NAVARRO:Escriba de modo directo y objetivo. Haga una introducción que despierte el interés de leer todo el documento. Y utilice palabras que conozca su significado.