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lunes, 6 de junio de 2022

Esta web te ayuda a escribir correos en inglés (y otros idiomas) mucho mejores que con el Traductor de Google

 

Esta web te ayuda a escribir correos en inglés (y otros idiomas) mucho mejores que con el Traductor de GoogleEsta web te ayuda a escribir correos en inglés (y otros idiomas) mucho mejores que con el Traductor de Google

El inglés para muchas personas puede suponer un gran problema. Pero es una realidad que en numerosas ocasiones hay que enfrentarse a este al contactar con una empresa que no tiene un servicio de atención al cliente en castellano. Aun así, antes de entrar en pánico, debes saber que en internet hay numerosas herramientas para poder ayudarte en el día a día. Y aunque parezca mentira, también hay herramientas que te ayudarán a redactar emails de manera inteligente con todo lo que necesitas en inglés o en cualquier otro idioma.Seguramente has pensado en usar el traductor de Google, que es la vía de escape que cualquier persona tiene a su mano. Pero es que más allá del idioma a usar, también hay que tener en cuenta diferentes aspectos como por ejemplo la composición de las frases o la presentación del propio email. Esto es algo que el traductor de Google no puede hacer, pues va a traducir de manera literal un texto que tú introduzcas. Pero esto cambia completamente con Rytr, la web que te vamos a descubrir hoy.

Rytr, una secretaria redactando tus email

En internet se puede encontrar el servicio de Rytr, el cual a través de una simple frase te va a redactar un correo electrónico listo para enviar. Como imaginarás, esta es una web que está centrada especialmente en la inteligencia artificial. Al entrar a ella, simplemente vas a tener que registrarte, ya sea con el correo electrónico o cualquier tipo de red social.Rytr


Una vez hecho esto, te va a pedir diferentes parámetros de traducción. El primero es el lenguaje que vas a querer que se refleje en el texto del email. En nuestro caso planteamos el inglés, pero hay una gran cantidad de idiomas disponibles para que no te sirva únicamente como traductor, sino también como una ayuda para expresarte a través de email. Y en segundo lugar, es importante seleccionar el tono del correo electrónico. De esta manera, la inteligencia artificial va a poder elegir palabras más bruscas o más suaves en el cuerpo del email. Esto es algo que va a depender del contexto del mensaje, aunque nosotros recomendamos una expresión asertiva.

Seguidamente, simplemente se van a tener que introducir palabras claves del objetivo del email. Por ejemplo, se puede poner "cancelar un pedido" o "consultar el estado de un pedido". Lo único importante en este caso es que se establezca correctamente el foco del email y que sea lo más conciso posible. Esto hará que la inteligencia artificial pueda interpretarlo correctamente y dar una repuesta adecuada. Igualmente, para que tengas una mayor cantidad de opciones entre las que elegir, es importante elegir 3 versiones.

 

Rytr


Elige el email que más te guste, y todo esto gratis

Una vez has hecho todos estos pasos, finalmente vas a tener a tu disposición en pantalla varios modelos de email con sus correspondientes asuntos. Estará redactado en este caso en el email que hayas seleccionado previamente, pero no vas a poder copiar y pegar automáticamente en el cuerpo del email que vas a enviar. En este caso, a lo largo del cuerpo del correo se encontrarán diferentes corchetes con información personalizada que debes completar. Lo más típico en este caso es el nombre del receptor, el nombre de un producto o el número de pedido.

Ryte


Pero lo que más te puede atraer en este caso es que es una aplicación que no te va a pedir nunca un pago para poder usarlo de una manera a nivel usuario. Es decir, si eres un usuario que no necesita crear grandes correos electrónicos para muchas empresas, puedes usar la herramienta en innumerables ocasiones sin tener que pagar un euro. Pero si necesitas tener una mayor profesionalidad, si que vas a tener que hacerte con uno de sus planes que amplía mucho más los límites de los que se disponen.

martes, 31 de octubre de 2017

General





Gmail: Cinco cosas nuevas que puedes hacer sin salir del correo

El servicio de correo electrónico de Google acaba de anunciar 10 nuevas extensiones que permiten ir más allá del intercambio de emails

Google
El servicio de correo electrónico de Google sirve para mucho más que para enviar emails... (Foto: Getty Images)
Gmail, el servicio de correo electrónico más usado en todo el mundo, no solo sirve para enviar emails.
Tal y como explicó Google —la compañía responsable de la plataforma— en su sitio web oficial, la empresa acaba de lanzar una serie de extensiones que permiten "una nueva forma de trabajar", gracias a sus recién instaladas "aplicaciones empresariales".
BBC
Gracias a tres nuevas herramientas puedes organizar tus viajes, proyectos y tareas de forma mucho más sencilla. (Foto: Getty Images)
Los más de 1.000 millones de usuarios de Gmail ya pueden utilizar desde el martes pasado diez nuevas herramientas (y una más que está por venir) para hacer una serie de tareas sin salir del correo.
Se trata de extensiones como Asana, Trello o Hire que quedes instalar gratuitamente desde el sitio web G Suite Marketplace, y pulsar su ícono para usarlas cuando accedas a tu cuenta de correo.
Te explicamos cómo funcionan y qué puedes hacer gracias a ellas.
1. Crear y asignar tareas
Gmail ha dado luz verde a tres nuevas extensiones para organizar tareas.
Trello, una herramienta de gestión de proyectos, permite crear tableros de cosas por hacer, convirtiendo los emails en "tarjetas" de trabajos.
El asunto del correo se convierte en el título de la tarea y el cuerpo del mensaje es la descripción. Y puedes enviarlas a tus contactos.

El sistema permite almacenar cada una de tus tareas en distintos tableros, según su categoría, y diferenciar cada uno de ellos por colores, en forma de pequeños post-its digitales.

Esta función no solo sirve para trabajo; también es útil para gestionar viajes, organizar tareas del hogar o tus proyectos personales hechos y por hacer.
Además, gracias a otra extensión, Asana, puedes organizar tareas desde Gmail y asignarlas a miembros de tu equipo, colocándoles una fecha de entrega e incluso incluyendo adjuntos.

Y con Wrike puedes también enviar y recibir comentarios, y editar las tareas en base a actualizaciones que hayas recibido en tus mensajes electrónicos.

2. Hacer llamadas y enviar SMS
A través de la extensión de Dialpad, puedes hacer llamadas y enviar SMS (mensajes de texto) a través de tu cuenta de Gmail.
BBC
¿Sabías que puedes hacer llamadas desde Gmail?
De esta manera puedes contestar a tus emails con llamadas y mensajes sin tener que acceder a otra página web. La aplicación funciona a través de la nube, de forma similar a Skype.
Otra opción es usar RingCentral, una especia de computadora para hacer llamadas que también puede usarse desde Gmail.

Permite conocer el historial de conversaciones con los destinatarios de tus emails o mandar correos cuando estés disponible para recibir llamadas, entre otras cosas.

3. Mandar y cobrar facturas

Puedes crear facturas, mandarlas o cobrarlas gracias a una herramienta llamada Intuit QuickBooks Invoicing.
El sistema ofrece distintas opciones de pago a través de internet, como tarjeta bancaria o transferencia online.

También puedes controlar el pago para comprobar que el proceso de facturación fue efectivo.
4. Buscar trabajo

Google Hire es una plataforma dpara buscar empleo y gestionar ofertas de trabajo. Esta herramienta permite usar Gmail y el calendario de Google para hacer la tarea más fácil.
Funciona de manera similar a LinkedIn y permite administrar solicitudes y currículos, y contactar a reclutadores y candidatos.

La extensión posibilita agregar contactos directamente desde Gmail, así como enviar solicitudes de empleo y acceder a aplicaciones.

5. Firmar contratos


Hay otro complemento que está en camino. Se trata de DocuSig y sirve para firmar contratos, acuerdos y otros documentos.
Esta plataforma de firma electrónica elimina la necesidad de usar contratos en papel, es gratuita y no requiere crear una cuenta. También permite proteger documentos e imprimirlos.

lunes, 19 de abril de 2010

Comunicación

Mi Empresa


EL CHAT
Redacción formal en la empresa
Responde Juan Navarro. Expositor Del Centro De Capacitación de la CCL y especialista en Lengua y Literatura
Domingo 18 de Abril del 2010
MODERADORA:¿Todo lo redactado en la oficina siempre debe tener un carácter formal?
JUAN NAVARRO:Sí, siempre, porque no solo se trata de la imagen de quien escribe sino también de la empresa. Si desea tener errores ortográficos, hágalo desde su cuenta personal. Ese sería el nivel básico de formalidad.
MODERADORA:¿Qué características tiene esta comunicación formal?
JUAN NAVARRO:Las de carácter comercial y administrativo poseen vocativo, palabras introductorias, mensaje, invocación y término. Poseen destinatario (Sr. Fulano de Tal), línea de atención y de referencia (tema a tratar) e inicio del mensaje (Estimado Sr.). Tras las palabras introductorias respecto al tema se solicita algo (un pago o una respuesta, por ejemplo) y luego se cierra con frases tipo (En espera de su respuesta) y el término (Sin otro particular).
LATINO:¿Esto debe hacerse también por e-mail o solo es necesario en documentos físicos que se envían a las oficinas?
JUAN NAVARRO:Sí, la redacción es igual. De hecho, lo ideal sería usar el texto en el cuerpo del correo y adjuntar lo mismo en un archivo de Word. Es más aceptable y muestra deferencia.
MODERADORA:¿Cree que este tipo de conocimiento solo deben manejarlo las secretarias?
JUAN NAVARRO:No, porque hoy todos usamos las computadoras y debemos tener estas nociones en las empresas. Esto debe complementarse con capacitación interna, según las necesidades de cada empresa y así evitar problemas con el uso de mayúsculas innecesarias, muletillas, términos que no se entienden, etc. Eso sirve hasta para las respuestas por correo, en que a veces se olvida cambiar el asunto.
LATINO:¿Lo que recomienda solo es útil para el Perú o Latinoamérica? ¿Qué consideraciones se deben tener al comunicarse con extranjeros de diferente cultura?
JUAN NAVARRO:En primer lugar, las normas ortográficas y de redacción son internacionales. Cada idioma tiene su propia academia lingüística y ella da las pautas de redacción. Por ejemplo, en español se sabe que de cada 100 palabras escritas, el 50% son palabras graves, el 30% monosílabos y el resto (20%) son agudas o esdrújulas. Además, en abril del 2001 la Real Academia de la Lengua (RAE) realizó cambios, así es que se debe estar atento a las normas de acentuación, que son las más comunes.
DORA LARSEN:¿Es necesario incluir un resumen ejecutivo en un informe técnico? ¿Por qué?
JUAN NAVARRO:Sí, ya que un resumen ejecutivo facilita el manejo del informe técnico, que puede ser un texto voluminoso de 800 páginas. Ahora, el problema es que usualmente el resumen es confundido con un índice, cuando lo que se debe hacer es detallar los puntos importantes y resaltantes del informe (con números de página). La idea es que, cuando no tiene tiempo, el ejecutivo pueda leerlo y tener una idea aproximada del informe. Ojo, eso no lo exime de la responsabilidad de leerlo completo.
MARIELLA:¿Se puede hacer una plantilla de informe técnico?
JUAN NAVARRO:Todos los informes son diferentes entre sí aunque los casos sean similares. Así es que no se puede hacer una plantilla. Además, cada profesión tiene su tratamiento y términos propios que no pueden trasplantarse así nada más.
VÍCTOR SORIA:¿Qué tipo de documentación comercial existe?
JUAN NAVARRO:Existen las cartas, oficios y el correo, que son de orden externo (con bancos, con clientes o con proveedores, por ejemplo). Asimismo, están los de orden interno como el memorando, informe y nota administrativa. El memorando es de orden vertical o del mismo nivel, es decir, un subalterno no envía memorando a su jefe. El informe es más simple que el memorando, a todo nivel. Y la nota es un documento reciente desde que existe el correo electrónico, que permite pedir licencias, vacaciones y permisos que necesitan quedar como constancia para no sufrir descuentos a fin de mes.
SVARGAS:¿Qué pautas puede dar para escribir un documento?
JUAN NAVARRO:Escriba de modo directo y objetivo. Haga una introducción que despierte el interés de leer todo el documento. Y utilice palabras que conozca su significado.

lunes, 27 de octubre de 2008

Comunicación, Ciencias sociales

El Comercio 25 de octubre del 2008

EXCLUSIVO. HARVARD MANAGEMENT UPDATE
Cinco formas rápidas de recortar y mejorar la redacción comercial
Internet ha cambiado drásticamente la forma en que la gente lee y absorbe información. En este escenario, son cada vez más importantes la concisión y la precisión
Por John Clayton
En estos tiempos en los que todos estamos trabajando mejor y más rápido y en el que Internet ha cambiado drásticamente la forma en la que la gente lee y absorbe la información, la redacción comercial necesita ser rigurosamente concisa, pero a la vez debe proporcionar información compleja de forma clara y persuasiva.
Si usted es como la mayoría de las personas, lo más probable es que cuando termina de redactar toda la información crucial su documento tenga el doble de largo de lo que debería tener. Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico, la descripción de un proyecto de 200 palabras, o el resumen ejecutivo de un informe complejo, su desafío es el mismo: reducir el largo sin perder el sentido. Y tiene una ventaja: al tiempo que recorta palabras, da formato para que sea más fácil de leer y reemplaza las generalizaciones, también mejora su escritura... y mucho.
1. EXAMINE LA ESTRUCTURA¿Qué partes de los cimientos o soportes del techo se pueden eliminar sin que colapse toda la estructura? La recomendación de siempre de primero hacer un borrador y luego revisar el mensaje podría todavía servir para informes largos, pero para la mayoría de los escritos comerciales eso de levantar tres paredes donde una es más que suficiente no funciona. No anuncie lo que va a decir, solo dígalo.
Por ejemplo, usted puede estar siguiendo las instrucciones de su profesor de inglés que le dijo que en el párrafo introductorio se debía incluir una oración por cada punto que tocara. Este es un recorte fácil: borre el párrafo introductorio y sáltese de frente al mensaje. Además, los cimientos que haya construido pueden ser más de los que necesita. Por ejemplo, quizá haya incluido información detallada de los antecedentes. ¿Su audiencia necesita estos detalles para poder entender y ser persuadida por su argumento? Si es que no los necesita, resúmalos de manera concisa y vaya directo al punto.
2. APÉGUESE A LO ESPECÍFICOLas especificaciones son la carne de su mensaje y las generalizaciones son los carbohidratos. Ponga su redacción en una dieta alta en proteínas. Una buena anécdota o estadística, además de trasmitir mejor su mensaje, se quedará más tiempo en la mente de su audiencia que una generalización. Piense en cómo los políticos, en sus discursos o debates, invierten tanto de su preciado tiempo en anécdotas.
3. DÉLE UN FORMATO DE TAL FORMA QUE SE ENTIENDA RÁPIDOLos elementos gráficos --encabezados, viñetas y tablas-- pueden ayudarle a transmitir su mensaje en menos palabras.
- Los encabezados y las viñetas. Los encabezados son útiles porque enfatizan los puntos principales, eliminan la necesidad de usar oraciones temáticas, crean un espacio en blanco y ayudan a que los lectores puedan leerlo rápidamente. Pero su formato usual --toda una línea para ellos solos, en la mayoría de los casos seguidos de una línea en blanco-- ocupa espacio.
Si quiere ahorrar espacio sin perder los encabezados, conviértalos en encabezados continuos como el que está al principio de este párrafo. Además estimulan al escritor a trozar la información en bocados pequeños y digeribles, como en esta lista.
- Tablas. Use tablas en lugar de texto continuo, si quiere comparar o contrastar varias opciones. Por ejemplo, no tendrá que repetir una y otra vez los nombres de varias compañías, o el criterio que está utilizando en cada una de ellas. Y lo más importante, las tablas presentan comparaciones complejas de forma sucinta.
- Mapas y diagramas. Piense en cuánto le toma dar direcciones: Maple St. está en el tercer semáforo. Hay un Denny's en la esquina y un vendedor de autos usados en la otra, pero si se llega a los límites de la ciudad de Clarksdale ya se pasó. Un mapa brinda la misma información de manera concreta y accesible. Los organigramas, gráficos y diagramas transmiten relaciones complejas de formas fáciles.
- Énfasis. Para asegurarse de que su audiencia recuerde lo que está diciendo, usted podría estar tentado a usar frases como: "Este es el punto más importante" o "Si rescatamos algún mensaje del documento, este sería". Es mejor si escribe el mensaje principal en negrita para transmitir su importancia visualmente.
4. BAJE EL TONOEscribir para una audiencia comercial puede hacer que el mejor de los redactores adopte el modo formal y burocrático. Cuando se escribe de esta manera se usan palabras más rimbombantes, construcciones más complejas y oraciones más largas. Si cambia la redacción a un tono más informal, la escritura concisa le saldrá más natural.
5. CORTE Y COMBINERevise su documento oración por oración, buscando encontrar formas de eliminar palabras y combinar dos oraciones en una. Veamos este pasaje: "Esta presentación examina los beneficios de la tercerización. Mi recomendación es que se reduzcan los gastos directos tercerizando los procesos complementarios, tales como servicio al cliente, satisfacción del cliente y otras funciones de soporte".
La primera oración es un peso muerto. Bórrela y escriba: "Podríamos reducir significativamente los gastos directos tercerizando funciones complementarias como las de servicio y satisfacción del cliente". Ya anunció su tema y precisó su posición de una manera mucho menos densa que la del original.