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lunes, 6 de junio de 2022
Esta web te ayuda a escribir correos en inglés (y otros idiomas) mucho mejores que con el Traductor de Google
Esta web te ayuda a escribir correos en inglés (y otros idiomas) mucho mejores que con el Traductor de Google
El inglés para muchas personas puede suponer un gran problema. Pero es una realidad que en numerosas ocasiones hay que enfrentarse a este al contactar con una empresa que no tiene un servicio de atención al cliente en castellano. Aun así, antes de entrar en pánico, debes saber que en internet hay numerosas herramientas para poder ayudarte en el día a día. Y aunque parezca mentira, también hay herramientas que te ayudarán a redactar emails de manera inteligente con todo lo que necesitas en inglés o en cualquier otro idioma.Seguramente has pensado en usar el traductor de Google, que es la vía de escape que cualquier persona tiene a su mano. Pero es que más allá del idioma a usar, también hay que tener en cuenta diferentes aspectos como por ejemplo la composición de las frases o la presentación del propio email. Esto es algo que el traductor de Google no puede hacer, pues va a traducir de manera literal un texto que tú introduzcas. Pero esto cambia completamente con Rytr, la web que te vamos a descubrir hoy.
Rytr, una secretaria redactando tus email
En internet se puede encontrar el servicio de Rytr, el cual a través de una simple frase te va a redactar un correo electrónico listo para enviar. Como imaginarás, esta es una web que está centrada especialmente en la inteligencia artificial. Al entrar a ella, simplemente vas a tener que registrarte, ya sea con el correo electrónico o cualquier tipo de red social.
Una vez hecho esto, te va a pedir diferentes parámetros de traducción. El primero es el lenguaje que vas a querer que se refleje en el texto del email. En nuestro caso planteamos el inglés, pero hay una gran cantidad de idiomas disponibles para que no te sirva únicamente como traductor, sino también como una ayuda para expresarte a través de email. Y en segundo lugar, es importante seleccionar el tono del correo electrónico. De esta manera, la inteligencia artificial va a poder elegir palabras más bruscas o más suaves en el cuerpo del email. Esto es algo que va a depender del contexto del mensaje, aunque nosotros recomendamos una expresión asertiva.
Seguidamente, simplemente se van a tener que introducir palabras claves del objetivo del email. Por ejemplo, se puede poner "cancelar un pedido" o "consultar el estado de un pedido". Lo único importante en este caso es que se establezca correctamente el foco del email y que sea lo más conciso posible. Esto hará que la inteligencia artificial pueda interpretarlo correctamente y dar una repuesta adecuada. Igualmente, para que tengas una mayor cantidad de opciones entre las que elegir, es importante elegir 3 versiones.
Elige el email que más te guste, y todo esto gratis
Una vez has hecho todos estos pasos, finalmente vas a tener a tu disposición en pantalla varios modelos de email con sus correspondientes asuntos. Estará redactado en este caso en el email que hayas seleccionado previamente, pero no vas a poder copiar y pegar automáticamente en el cuerpo del email que vas a enviar. En este caso, a lo largo del cuerpo del correo se encontrarán diferentes corchetes con información personalizada que debes completar. Lo más típico en este caso es el nombre del receptor, el nombre de un producto o el número de pedido.
Pero lo que más te puede atraer en este caso es que es una aplicación que no te va a pedir nunca un pago para poder usarlo de una manera a nivel usuario. Es decir, si eres un usuario que no necesita crear grandes correos electrónicos para muchas empresas, puedes usar la herramienta en innumerables ocasiones sin tener que pagar un euro. Pero si necesitas tener una mayor profesionalidad, si que vas a tener que hacerte con uno de sus planes que amplía mucho más los límites de los que se disponen.
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lunes, 18 de agosto de 2014
lunes, 11 de noviembre de 2013
Para tus e mails
BBC Mundo
lunes 11 de noviembre del 2013
Antes del correo electrónico,
las guías con consejos para escribir cartas eran libros populares en su
época. Y todavía hay muchas cosas que podemos aprender de ellas antes
de presionar “enviar”, dice el periodista y escritor Simon Garfield. Las
sugerencias, a continuación:
1. SEA BREVE, SEA SENCILLO
Este consejo apareció por primera vez en un documento latino entre el siglo IV a.C. y el siglo IV d.C. Una carta debe ser “limitada”, aconsejaba.
“Las que son demasiado largas, por no hablar de las exageradas en estilo, no son cartas en estricto sentido, sino tratados”.
A los corresponsales se les decía que debían ser a la vez elegantes y simples.
“El objetivo de una carta es expresar amistad en pocas palabras y establecer un tema simple en términos simples. El hombre que pronuncia máximas sentenciosas y exhortaciones no parece estar charlando en una carta, sino predicando desde el púlpito”.
2. ESCRIBA COMO HABLA
Este consejo, uno preferido por Jane Austen, se cree que fue promovido inicialmente por Aristóteles alrededor del 360 a.C.
Sus instrucciones precisas no sobreviven, pero Artemon, el editor de las cartas de Aristóteles, sostenía que “la carta debe ser escrita en la misma manera que un diálogo”.
3. NO AHORRE EN ELOGIOS
¿Quiere decir gracias por la cena? Mire el manual de escritura de Hugo de Bolonia del siglo XII.
Los cumplidos de Hugo, uno de los maestros epistolares europeos, no tenían límites.
En una carta a otro escriba, observa cómo, bajo su guía, “los ignorantes se cultivan de inmediato, los tartamudos son elocuentes de inmediato, los torpes son iluminados de inmediato, los torcidos se enderezan de inmediato”.
También se puede probar el truco al solicitar un trabajo o un préstamo.
4. SEA ESPONTÁNEO, SEA LIBRE
El ensayista francés del siglo XVI Michel de Montaigne sugirió que la formalidad mataba a la auténtica correspondencia.
Desconfiaba de las cartas que no tenían “otra sustancia que una fina contextura de palabras corteses”. Es mucho mejor ser espontáneo y no pensar demasiado.
“La primera palabra engendra a la segunda, y así hasta el final”, escribió.
“Las cartas de esta época consisten más en prefacios que en materia”, aseguró.
Y para las sutilezas del cierre: “Yo de todo corazón transferiría a otra mano lo de añadir esas largas arengas, ofertas y oraciones que colocamos en la parte inferior, y estaríamos contentos de que alguna nueva costumbre nos libre de ese problema”.
5. DIGA LAS COSAS COMO SON
En la guía Mensajero de Cupido de 1629 el autor anónimo le dijo a sus lectores cómo escribir a una pareja infiel.
En realidad no había motivo para ser cortés. Es mucho mejor ser bilioso y vengativo. “La lepra comparada contigo es todo salud… ni tu alma ni tu cuerpo están libres de la enfermedad de la vergüenza y la desgracia del mundo”.
Pruebe este antiguo consejo primero, y sólo entonces vuelva a la solución más moderna de una carta de un abogado.
6. RESPONDA RÁPIDAMENTE, PERO CON CUIDADO
En 1686, Felipe, segundo conde de Chesterfield, escribió un libro de instrucciones para su hija mayor.
Algunas de ellas se referían a la disposición de una carta (“Si se escribe a una reina, comienza la primera línea dentro de los tres dedos de ancho de la parte inferior del papel”), pero también hay consejos para esta época.
Sugirió a su hija que relea con cuidado lo que había escrito antes de enviarlo, compruebe la ortografía con un diccionario y se asegure de no repetir palabras.
Pero, sobre todo, que sea rápida. “Es una gran incivilidad no responder las cartas que recibimos, salvo que provengan de nuestros sirvientes o de personas muy malas”.
7. EL CHANTAJE EMOCIONAL PUEDE FUNCIONAR CON SUS PADRES
En un manual sobre cartas de 1763 dirigido a la mujer británica se ofrecían “educados” consejos sobre diversos asuntos.
Eran plantillas de cartas sobre el impacto duradero del escándalo y los peligros del coqueteo excesivo, y detalles de cómo escribir a una mujer que había perdido su belleza debido a la viruela.
Sin embargo, en las 275 páginas había también algo que podría ser enviado por correo electrónico hoy en día (aunque con un lenguaje ligeramente modificado) a un padre autoritario decidido a buscarle pareja a su hija.
“Sancióname por cualquier otro medio que la autoridad pueda inventar”, una hija le dice a su madre. “Condéname a pasar el resto de mis días en la soledad solitaria (...) que el destino no me encuentre bajo ninguna forma tan horrible como los abrazos de Andrugio”.
8. SEA MÁS AMABLE DE LO QUE REALMENTE QUERRÍA SER
A Lewis Carroll le gustaba tanto escribir cartas que en 1888 patentó algo que se llama “El país de las maravillas”, una caja especial con un bolsillo para colocar todas las denominaciones de sello postal.
Al comprarlo, se recibía un folleto titulado “Ocho o nueve sabias palabras sobre la escritura de cartas”. Uno de los consejos era mostrar moderación.
“Si usted escribió algo que pudo ofender, haga la carta a un lado por un día y luego léala como si fuera el destinatario (...) Esto conducirá a menudo a que la escriba toda de nuevo, sacando una gran cantidad de vinagre y pimienta y poniendo miel en su lugar”.
9. NO SE OLVIDE DEL CLIP
Carroll tenía otra pieza de sabiduría para ofrecer, aplicable ahora y hace 125 años.
Si usted escribe que está adjuntando un cheque o una carta de otra persona, “deje de escribir por un momento, vaya y busque el documento mencionado. Y póngalo en el sobre, de lo contrario, lo más seguro es que no lo envíe. Donde dice “cheque” ponga “adjunto de correo electrónico”.
10. LOS JÓVENES SE LLEVAN TODA LA CULPA
En All The Year Round, un periódico victoriano “dirigido” por Charles Dickens, un colaborador escribió una guía para la escritura de cartas que contenían un consejo común a casi todas las guías que la habían precedido: escribir en forma legible.
Pero, ¿qué pasa con aquellos que pueden escribir pero no lo hacen?
“Esto es generalmente más la culpa de los jóvenes, y surge principalmente del egoísmo irreflexivo. Sus pensamientos y su tiempo están absortos en sus propios placeres y pasatiempos. Es más divertido e interesante escribir a los jóvenes de su misma edad que escribir cartas a los padres y familiares”.
¿Estas terribles personas no escriben nada? “Una carta mezquina, forzada, poco meditada, se escribe cada grandes intervalos a aquellos cuya vida entera se han gastado en su servicio, mientras que folios de basura se prodigan hacia amigos íntimos a los que le deben ninguna obligación en absoluto”. Los mensajes de texto sólo estaban a un siglo de distancia…
lunes 11 de noviembre del 2013
Diez trucos de Aristóteles, Dickens y otros para deslumbrar con tus emails
Aristóteles, Jane Austen, Lewis Carroll, Charles Dickens: de ellos podemos aprender algo para pensar algo más antes de presionar “enviar”
Algunos de esos consejos son perfectamente aplicables en la actualidad.
1. SEA BREVE, SEA SENCILLO
Este consejo apareció por primera vez en un documento latino entre el siglo IV a.C. y el siglo IV d.C. Una carta debe ser “limitada”, aconsejaba.
“Las que son demasiado largas, por no hablar de las exageradas en estilo, no son cartas en estricto sentido, sino tratados”.
A los corresponsales se les decía que debían ser a la vez elegantes y simples.
“El objetivo de una carta es expresar amistad en pocas palabras y establecer un tema simple en términos simples. El hombre que pronuncia máximas sentenciosas y exhortaciones no parece estar charlando en una carta, sino predicando desde el púlpito”.
2. ESCRIBA COMO HABLA
Este consejo, uno preferido por Jane Austen, se cree que fue promovido inicialmente por Aristóteles alrededor del 360 a.C.
Sus instrucciones precisas no sobreviven, pero Artemon, el editor de las cartas de Aristóteles, sostenía que “la carta debe ser escrita en la misma manera que un diálogo”.
3. NO AHORRE EN ELOGIOS
¿Quiere decir gracias por la cena? Mire el manual de escritura de Hugo de Bolonia del siglo XII.
Los cumplidos de Hugo, uno de los maestros epistolares europeos, no tenían límites.
En una carta a otro escriba, observa cómo, bajo su guía, “los ignorantes se cultivan de inmediato, los tartamudos son elocuentes de inmediato, los torpes son iluminados de inmediato, los torcidos se enderezan de inmediato”.
También se puede probar el truco al solicitar un trabajo o un préstamo.
4. SEA ESPONTÁNEO, SEA LIBRE
El ensayista francés del siglo XVI Michel de Montaigne sugirió que la formalidad mataba a la auténtica correspondencia.
Desconfiaba de las cartas que no tenían “otra sustancia que una fina contextura de palabras corteses”. Es mucho mejor ser espontáneo y no pensar demasiado.
“La primera palabra engendra a la segunda, y así hasta el final”, escribió.
“Las cartas de esta época consisten más en prefacios que en materia”, aseguró.
Y para las sutilezas del cierre: “Yo de todo corazón transferiría a otra mano lo de añadir esas largas arengas, ofertas y oraciones que colocamos en la parte inferior, y estaríamos contentos de que alguna nueva costumbre nos libre de ese problema”.
5. DIGA LAS COSAS COMO SON
En la guía Mensajero de Cupido de 1629 el autor anónimo le dijo a sus lectores cómo escribir a una pareja infiel.
En realidad no había motivo para ser cortés. Es mucho mejor ser bilioso y vengativo. “La lepra comparada contigo es todo salud… ni tu alma ni tu cuerpo están libres de la enfermedad de la vergüenza y la desgracia del mundo”.
Pruebe este antiguo consejo primero, y sólo entonces vuelva a la solución más moderna de una carta de un abogado.
6. RESPONDA RÁPIDAMENTE, PERO CON CUIDADO
En 1686, Felipe, segundo conde de Chesterfield, escribió un libro de instrucciones para su hija mayor.
Algunas de ellas se referían a la disposición de una carta (“Si se escribe a una reina, comienza la primera línea dentro de los tres dedos de ancho de la parte inferior del papel”), pero también hay consejos para esta época.
Sugirió a su hija que relea con cuidado lo que había escrito antes de enviarlo, compruebe la ortografía con un diccionario y se asegure de no repetir palabras.
Pero, sobre todo, que sea rápida. “Es una gran incivilidad no responder las cartas que recibimos, salvo que provengan de nuestros sirvientes o de personas muy malas”.
7. EL CHANTAJE EMOCIONAL PUEDE FUNCIONAR CON SUS PADRES
En un manual sobre cartas de 1763 dirigido a la mujer británica se ofrecían “educados” consejos sobre diversos asuntos.
Eran plantillas de cartas sobre el impacto duradero del escándalo y los peligros del coqueteo excesivo, y detalles de cómo escribir a una mujer que había perdido su belleza debido a la viruela.
Sin embargo, en las 275 páginas había también algo que podría ser enviado por correo electrónico hoy en día (aunque con un lenguaje ligeramente modificado) a un padre autoritario decidido a buscarle pareja a su hija.
“Sancióname por cualquier otro medio que la autoridad pueda inventar”, una hija le dice a su madre. “Condéname a pasar el resto de mis días en la soledad solitaria (...) que el destino no me encuentre bajo ninguna forma tan horrible como los abrazos de Andrugio”.
8. SEA MÁS AMABLE DE LO QUE REALMENTE QUERRÍA SER
A Lewis Carroll le gustaba tanto escribir cartas que en 1888 patentó algo que se llama “El país de las maravillas”, una caja especial con un bolsillo para colocar todas las denominaciones de sello postal.
Al comprarlo, se recibía un folleto titulado “Ocho o nueve sabias palabras sobre la escritura de cartas”. Uno de los consejos era mostrar moderación.
“Si usted escribió algo que pudo ofender, haga la carta a un lado por un día y luego léala como si fuera el destinatario (...) Esto conducirá a menudo a que la escriba toda de nuevo, sacando una gran cantidad de vinagre y pimienta y poniendo miel en su lugar”.
9. NO SE OLVIDE DEL CLIP
Carroll tenía otra pieza de sabiduría para ofrecer, aplicable ahora y hace 125 años.
Si usted escribe que está adjuntando un cheque o una carta de otra persona, “deje de escribir por un momento, vaya y busque el documento mencionado. Y póngalo en el sobre, de lo contrario, lo más seguro es que no lo envíe. Donde dice “cheque” ponga “adjunto de correo electrónico”.
10. LOS JÓVENES SE LLEVAN TODA LA CULPA
En All The Year Round, un periódico victoriano “dirigido” por Charles Dickens, un colaborador escribió una guía para la escritura de cartas que contenían un consejo común a casi todas las guías que la habían precedido: escribir en forma legible.
Pero, ¿qué pasa con aquellos que pueden escribir pero no lo hacen?
“Esto es generalmente más la culpa de los jóvenes, y surge principalmente del egoísmo irreflexivo. Sus pensamientos y su tiempo están absortos en sus propios placeres y pasatiempos. Es más divertido e interesante escribir a los jóvenes de su misma edad que escribir cartas a los padres y familiares”.
¿Estas terribles personas no escriben nada? “Una carta mezquina, forzada, poco meditada, se escribe cada grandes intervalos a aquellos cuya vida entera se han gastado en su servicio, mientras que folios de basura se prodigan hacia amigos íntimos a los que le deben ninguna obligación en absoluto”. Los mensajes de texto sólo estaban a un siglo de distancia…
lunes, 19 de abril de 2010
Comunicación
Mi Empresa
EL CHAT
Redacción formal en la empresa
Responde Juan Navarro. Expositor Del Centro De Capacitación de la CCL y especialista en Lengua y Literatura
Domingo 18 de Abril del 2010
MODERADORA:¿Todo lo redactado en la oficina siempre debe tener un carácter formal?
JUAN NAVARRO:Sí, siempre, porque no solo se trata de la imagen de quien escribe sino también de la empresa. Si desea tener errores ortográficos, hágalo desde su cuenta personal. Ese sería el nivel básico de formalidad.
MODERADORA:¿Qué características tiene esta comunicación formal?
JUAN NAVARRO:Las de carácter comercial y administrativo poseen vocativo, palabras introductorias, mensaje, invocación y término. Poseen destinatario (Sr. Fulano de Tal), línea de atención y de referencia (tema a tratar) e inicio del mensaje (Estimado Sr.). Tras las palabras introductorias respecto al tema se solicita algo (un pago o una respuesta, por ejemplo) y luego se cierra con frases tipo (En espera de su respuesta) y el término (Sin otro particular).
LATINO:¿Esto debe hacerse también por e-mail o solo es necesario en documentos físicos que se envían a las oficinas?
JUAN NAVARRO:Sí, la redacción es igual. De hecho, lo ideal sería usar el texto en el cuerpo del correo y adjuntar lo mismo en un archivo de Word. Es más aceptable y muestra deferencia.
MODERADORA:¿Cree que este tipo de conocimiento solo deben manejarlo las secretarias?
JUAN NAVARRO:No, porque hoy todos usamos las computadoras y debemos tener estas nociones en las empresas. Esto debe complementarse con capacitación interna, según las necesidades de cada empresa y así evitar problemas con el uso de mayúsculas innecesarias, muletillas, términos que no se entienden, etc. Eso sirve hasta para las respuestas por correo, en que a veces se olvida cambiar el asunto.
LATINO:¿Lo que recomienda solo es útil para el Perú o Latinoamérica? ¿Qué consideraciones se deben tener al comunicarse con extranjeros de diferente cultura?
JUAN NAVARRO:En primer lugar, las normas ortográficas y de redacción son internacionales. Cada idioma tiene su propia academia lingüística y ella da las pautas de redacción. Por ejemplo, en español se sabe que de cada 100 palabras escritas, el 50% son palabras graves, el 30% monosílabos y el resto (20%) son agudas o esdrújulas. Además, en abril del 2001 la Real Academia de la Lengua (RAE) realizó cambios, así es que se debe estar atento a las normas de acentuación, que son las más comunes.
DORA LARSEN:¿Es necesario incluir un resumen ejecutivo en un informe técnico? ¿Por qué?
JUAN NAVARRO:Sí, ya que un resumen ejecutivo facilita el manejo del informe técnico, que puede ser un texto voluminoso de 800 páginas. Ahora, el problema es que usualmente el resumen es confundido con un índice, cuando lo que se debe hacer es detallar los puntos importantes y resaltantes del informe (con números de página). La idea es que, cuando no tiene tiempo, el ejecutivo pueda leerlo y tener una idea aproximada del informe. Ojo, eso no lo exime de la responsabilidad de leerlo completo.
MARIELLA:¿Se puede hacer una plantilla de informe técnico?
JUAN NAVARRO:Todos los informes son diferentes entre sí aunque los casos sean similares. Así es que no se puede hacer una plantilla. Además, cada profesión tiene su tratamiento y términos propios que no pueden trasplantarse así nada más.
VÍCTOR SORIA:¿Qué tipo de documentación comercial existe?
JUAN NAVARRO:Existen las cartas, oficios y el correo, que son de orden externo (con bancos, con clientes o con proveedores, por ejemplo). Asimismo, están los de orden interno como el memorando, informe y nota administrativa. El memorando es de orden vertical o del mismo nivel, es decir, un subalterno no envía memorando a su jefe. El informe es más simple que el memorando, a todo nivel. Y la nota es un documento reciente desde que existe el correo electrónico, que permite pedir licencias, vacaciones y permisos que necesitan quedar como constancia para no sufrir descuentos a fin de mes.
SVARGAS:¿Qué pautas puede dar para escribir un documento?
JUAN NAVARRO:Escriba de modo directo y objetivo. Haga una introducción que despierte el interés de leer todo el documento. Y utilice palabras que conozca su significado.
EL CHAT
Redacción formal en la empresa
Responde Juan Navarro. Expositor Del Centro De Capacitación de la CCL y especialista en Lengua y Literatura
Domingo 18 de Abril del 2010
MODERADORA:¿Todo lo redactado en la oficina siempre debe tener un carácter formal?
JUAN NAVARRO:Sí, siempre, porque no solo se trata de la imagen de quien escribe sino también de la empresa. Si desea tener errores ortográficos, hágalo desde su cuenta personal. Ese sería el nivel básico de formalidad.
MODERADORA:¿Qué características tiene esta comunicación formal?
JUAN NAVARRO:Las de carácter comercial y administrativo poseen vocativo, palabras introductorias, mensaje, invocación y término. Poseen destinatario (Sr. Fulano de Tal), línea de atención y de referencia (tema a tratar) e inicio del mensaje (Estimado Sr.). Tras las palabras introductorias respecto al tema se solicita algo (un pago o una respuesta, por ejemplo) y luego se cierra con frases tipo (En espera de su respuesta) y el término (Sin otro particular).
LATINO:¿Esto debe hacerse también por e-mail o solo es necesario en documentos físicos que se envían a las oficinas?
JUAN NAVARRO:Sí, la redacción es igual. De hecho, lo ideal sería usar el texto en el cuerpo del correo y adjuntar lo mismo en un archivo de Word. Es más aceptable y muestra deferencia.
MODERADORA:¿Cree que este tipo de conocimiento solo deben manejarlo las secretarias?
JUAN NAVARRO:No, porque hoy todos usamos las computadoras y debemos tener estas nociones en las empresas. Esto debe complementarse con capacitación interna, según las necesidades de cada empresa y así evitar problemas con el uso de mayúsculas innecesarias, muletillas, términos que no se entienden, etc. Eso sirve hasta para las respuestas por correo, en que a veces se olvida cambiar el asunto.
LATINO:¿Lo que recomienda solo es útil para el Perú o Latinoamérica? ¿Qué consideraciones se deben tener al comunicarse con extranjeros de diferente cultura?
JUAN NAVARRO:En primer lugar, las normas ortográficas y de redacción son internacionales. Cada idioma tiene su propia academia lingüística y ella da las pautas de redacción. Por ejemplo, en español se sabe que de cada 100 palabras escritas, el 50% son palabras graves, el 30% monosílabos y el resto (20%) son agudas o esdrújulas. Además, en abril del 2001 la Real Academia de la Lengua (RAE) realizó cambios, así es que se debe estar atento a las normas de acentuación, que son las más comunes.
DORA LARSEN:¿Es necesario incluir un resumen ejecutivo en un informe técnico? ¿Por qué?
JUAN NAVARRO:Sí, ya que un resumen ejecutivo facilita el manejo del informe técnico, que puede ser un texto voluminoso de 800 páginas. Ahora, el problema es que usualmente el resumen es confundido con un índice, cuando lo que se debe hacer es detallar los puntos importantes y resaltantes del informe (con números de página). La idea es que, cuando no tiene tiempo, el ejecutivo pueda leerlo y tener una idea aproximada del informe. Ojo, eso no lo exime de la responsabilidad de leerlo completo.
MARIELLA:¿Se puede hacer una plantilla de informe técnico?
JUAN NAVARRO:Todos los informes son diferentes entre sí aunque los casos sean similares. Así es que no se puede hacer una plantilla. Además, cada profesión tiene su tratamiento y términos propios que no pueden trasplantarse así nada más.
VÍCTOR SORIA:¿Qué tipo de documentación comercial existe?
JUAN NAVARRO:Existen las cartas, oficios y el correo, que son de orden externo (con bancos, con clientes o con proveedores, por ejemplo). Asimismo, están los de orden interno como el memorando, informe y nota administrativa. El memorando es de orden vertical o del mismo nivel, es decir, un subalterno no envía memorando a su jefe. El informe es más simple que el memorando, a todo nivel. Y la nota es un documento reciente desde que existe el correo electrónico, que permite pedir licencias, vacaciones y permisos que necesitan quedar como constancia para no sufrir descuentos a fin de mes.
SVARGAS:¿Qué pautas puede dar para escribir un documento?
JUAN NAVARRO:Escriba de modo directo y objetivo. Haga una introducción que despierte el interés de leer todo el documento. Y utilice palabras que conozca su significado.
lunes, 27 de octubre de 2008
Comunicación, Ciencias sociales
El Comercio 25 de octubre del 2008
EXCLUSIVO. HARVARD MANAGEMENT UPDATE
Cinco formas rápidas de recortar y mejorar la redacción comercial
Internet ha cambiado drásticamente la forma en que la gente lee y absorbe información. En este escenario, son cada vez más importantes la concisión y la precisión
Por John Clayton
En estos tiempos en los que todos estamos trabajando mejor y más rápido y en el que Internet ha cambiado drásticamente la forma en la que la gente lee y absorbe la información, la redacción comercial necesita ser rigurosamente concisa, pero a la vez debe proporcionar información compleja de forma clara y persuasiva.
Si usted es como la mayoría de las personas, lo más probable es que cuando termina de redactar toda la información crucial su documento tenga el doble de largo de lo que debería tener. Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico, la descripción de un proyecto de 200 palabras, o el resumen ejecutivo de un informe complejo, su desafío es el mismo: reducir el largo sin perder el sentido. Y tiene una ventaja: al tiempo que recorta palabras, da formato para que sea más fácil de leer y reemplaza las generalizaciones, también mejora su escritura... y mucho.
1. EXAMINE LA ESTRUCTURA¿Qué partes de los cimientos o soportes del techo se pueden eliminar sin que colapse toda la estructura? La recomendación de siempre de primero hacer un borrador y luego revisar el mensaje podría todavía servir para informes largos, pero para la mayoría de los escritos comerciales eso de levantar tres paredes donde una es más que suficiente no funciona. No anuncie lo que va a decir, solo dígalo.
Por ejemplo, usted puede estar siguiendo las instrucciones de su profesor de inglés que le dijo que en el párrafo introductorio se debía incluir una oración por cada punto que tocara. Este es un recorte fácil: borre el párrafo introductorio y sáltese de frente al mensaje. Además, los cimientos que haya construido pueden ser más de los que necesita. Por ejemplo, quizá haya incluido información detallada de los antecedentes. ¿Su audiencia necesita estos detalles para poder entender y ser persuadida por su argumento? Si es que no los necesita, resúmalos de manera concisa y vaya directo al punto.
2. APÉGUESE A LO ESPECÍFICOLas especificaciones son la carne de su mensaje y las generalizaciones son los carbohidratos. Ponga su redacción en una dieta alta en proteínas. Una buena anécdota o estadística, además de trasmitir mejor su mensaje, se quedará más tiempo en la mente de su audiencia que una generalización. Piense en cómo los políticos, en sus discursos o debates, invierten tanto de su preciado tiempo en anécdotas.
3. DÉLE UN FORMATO DE TAL FORMA QUE SE ENTIENDA RÁPIDOLos elementos gráficos --encabezados, viñetas y tablas-- pueden ayudarle a transmitir su mensaje en menos palabras.
- Los encabezados y las viñetas. Los encabezados son útiles porque enfatizan los puntos principales, eliminan la necesidad de usar oraciones temáticas, crean un espacio en blanco y ayudan a que los lectores puedan leerlo rápidamente. Pero su formato usual --toda una línea para ellos solos, en la mayoría de los casos seguidos de una línea en blanco-- ocupa espacio.
Si quiere ahorrar espacio sin perder los encabezados, conviértalos en encabezados continuos como el que está al principio de este párrafo. Además estimulan al escritor a trozar la información en bocados pequeños y digeribles, como en esta lista.
- Tablas. Use tablas en lugar de texto continuo, si quiere comparar o contrastar varias opciones. Por ejemplo, no tendrá que repetir una y otra vez los nombres de varias compañías, o el criterio que está utilizando en cada una de ellas. Y lo más importante, las tablas presentan comparaciones complejas de forma sucinta.
- Mapas y diagramas. Piense en cuánto le toma dar direcciones: Maple St. está en el tercer semáforo. Hay un Denny's en la esquina y un vendedor de autos usados en la otra, pero si se llega a los límites de la ciudad de Clarksdale ya se pasó. Un mapa brinda la misma información de manera concreta y accesible. Los organigramas, gráficos y diagramas transmiten relaciones complejas de formas fáciles.
- Énfasis. Para asegurarse de que su audiencia recuerde lo que está diciendo, usted podría estar tentado a usar frases como: "Este es el punto más importante" o "Si rescatamos algún mensaje del documento, este sería". Es mejor si escribe el mensaje principal en negrita para transmitir su importancia visualmente.
4. BAJE EL TONOEscribir para una audiencia comercial puede hacer que el mejor de los redactores adopte el modo formal y burocrático. Cuando se escribe de esta manera se usan palabras más rimbombantes, construcciones más complejas y oraciones más largas. Si cambia la redacción a un tono más informal, la escritura concisa le saldrá más natural.
5. CORTE Y COMBINERevise su documento oración por oración, buscando encontrar formas de eliminar palabras y combinar dos oraciones en una. Veamos este pasaje: "Esta presentación examina los beneficios de la tercerización. Mi recomendación es que se reduzcan los gastos directos tercerizando los procesos complementarios, tales como servicio al cliente, satisfacción del cliente y otras funciones de soporte".
La primera oración es un peso muerto. Bórrela y escriba: "Podríamos reducir significativamente los gastos directos tercerizando funciones complementarias como las de servicio y satisfacción del cliente". Ya anunció su tema y precisó su posición de una manera mucho menos densa que la del original.
EXCLUSIVO. HARVARD MANAGEMENT UPDATE
Cinco formas rápidas de recortar y mejorar la redacción comercial
Internet ha cambiado drásticamente la forma en que la gente lee y absorbe información. En este escenario, son cada vez más importantes la concisión y la precisión
Por John Clayton
En estos tiempos en los que todos estamos trabajando mejor y más rápido y en el que Internet ha cambiado drásticamente la forma en la que la gente lee y absorbe la información, la redacción comercial necesita ser rigurosamente concisa, pero a la vez debe proporcionar información compleja de forma clara y persuasiva.
Si usted es como la mayoría de las personas, lo más probable es que cuando termina de redactar toda la información crucial su documento tenga el doble de largo de lo que debería tener. Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico, la descripción de un proyecto de 200 palabras, o el resumen ejecutivo de un informe complejo, su desafío es el mismo: reducir el largo sin perder el sentido. Y tiene una ventaja: al tiempo que recorta palabras, da formato para que sea más fácil de leer y reemplaza las generalizaciones, también mejora su escritura... y mucho.
1. EXAMINE LA ESTRUCTURA¿Qué partes de los cimientos o soportes del techo se pueden eliminar sin que colapse toda la estructura? La recomendación de siempre de primero hacer un borrador y luego revisar el mensaje podría todavía servir para informes largos, pero para la mayoría de los escritos comerciales eso de levantar tres paredes donde una es más que suficiente no funciona. No anuncie lo que va a decir, solo dígalo.
Por ejemplo, usted puede estar siguiendo las instrucciones de su profesor de inglés que le dijo que en el párrafo introductorio se debía incluir una oración por cada punto que tocara. Este es un recorte fácil: borre el párrafo introductorio y sáltese de frente al mensaje. Además, los cimientos que haya construido pueden ser más de los que necesita. Por ejemplo, quizá haya incluido información detallada de los antecedentes. ¿Su audiencia necesita estos detalles para poder entender y ser persuadida por su argumento? Si es que no los necesita, resúmalos de manera concisa y vaya directo al punto.
2. APÉGUESE A LO ESPECÍFICOLas especificaciones son la carne de su mensaje y las generalizaciones son los carbohidratos. Ponga su redacción en una dieta alta en proteínas. Una buena anécdota o estadística, además de trasmitir mejor su mensaje, se quedará más tiempo en la mente de su audiencia que una generalización. Piense en cómo los políticos, en sus discursos o debates, invierten tanto de su preciado tiempo en anécdotas.
3. DÉLE UN FORMATO DE TAL FORMA QUE SE ENTIENDA RÁPIDOLos elementos gráficos --encabezados, viñetas y tablas-- pueden ayudarle a transmitir su mensaje en menos palabras.
- Los encabezados y las viñetas. Los encabezados son útiles porque enfatizan los puntos principales, eliminan la necesidad de usar oraciones temáticas, crean un espacio en blanco y ayudan a que los lectores puedan leerlo rápidamente. Pero su formato usual --toda una línea para ellos solos, en la mayoría de los casos seguidos de una línea en blanco-- ocupa espacio.
Si quiere ahorrar espacio sin perder los encabezados, conviértalos en encabezados continuos como el que está al principio de este párrafo. Además estimulan al escritor a trozar la información en bocados pequeños y digeribles, como en esta lista.
- Tablas. Use tablas en lugar de texto continuo, si quiere comparar o contrastar varias opciones. Por ejemplo, no tendrá que repetir una y otra vez los nombres de varias compañías, o el criterio que está utilizando en cada una de ellas. Y lo más importante, las tablas presentan comparaciones complejas de forma sucinta.
- Mapas y diagramas. Piense en cuánto le toma dar direcciones: Maple St. está en el tercer semáforo. Hay un Denny's en la esquina y un vendedor de autos usados en la otra, pero si se llega a los límites de la ciudad de Clarksdale ya se pasó. Un mapa brinda la misma información de manera concreta y accesible. Los organigramas, gráficos y diagramas transmiten relaciones complejas de formas fáciles.
- Énfasis. Para asegurarse de que su audiencia recuerde lo que está diciendo, usted podría estar tentado a usar frases como: "Este es el punto más importante" o "Si rescatamos algún mensaje del documento, este sería". Es mejor si escribe el mensaje principal en negrita para transmitir su importancia visualmente.
4. BAJE EL TONOEscribir para una audiencia comercial puede hacer que el mejor de los redactores adopte el modo formal y burocrático. Cuando se escribe de esta manera se usan palabras más rimbombantes, construcciones más complejas y oraciones más largas. Si cambia la redacción a un tono más informal, la escritura concisa le saldrá más natural.
5. CORTE Y COMBINERevise su documento oración por oración, buscando encontrar formas de eliminar palabras y combinar dos oraciones en una. Veamos este pasaje: "Esta presentación examina los beneficios de la tercerización. Mi recomendación es que se reduzcan los gastos directos tercerizando los procesos complementarios, tales como servicio al cliente, satisfacción del cliente y otras funciones de soporte".
La primera oración es un peso muerto. Bórrela y escriba: "Podríamos reducir significativamente los gastos directos tercerizando funciones complementarias como las de servicio y satisfacción del cliente". Ya anunció su tema y precisó su posición de una manera mucho menos densa que la del original.
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